Backoffice - Erstkonfiguration

Bei der ersten Einrichtung des Systems muss der Betreiber einige Daten des Hauses als auch die einzelnen Saisonzeiträume und Preise angeben. Das Systems führt Schritt für Schritt durch die Erstkonfiguration. Alle Punkte können nach der Einrichtung direkt und beliebig verändert werden, so dass ein einfacher Betrieb gewährleistet ist.

Backoffice - Grunddaten

Der Betreiber gibt seine Vermieterdaten an und benennt sein Ferienhaus inkl. eventueller Internetadresse. Über den maximalen Buchungszeitraum wird die maximal buchbare Urlaubsdauer gesteuert. Das System ermöglicht grundsätzlich zwei unterschiedliche Buchungsfunktionen. Der Betreiber kann zwischen Buchungsanfragen oder verbindliche Buchungen und Buchungsanfragen wählen. Darüber hinaus können auch bei Buchungsanfragen die angefragten Zeiträume auf automatisch gebucht gesetzt werden. Sollte der Urlaubsort eine Kurkarte erfordern, kann dies bereits hier eingestellt werden. Darüber hinaus muss die maximale erlaubte Personenanzahl festgelegt werden. Die Bankverbindung des Betreibers ist für verbindliche Buchungen wichtig, da das System bereits in der Bestätigungsmail automatisch die Bankverbindung sowie den Betrag der Anzahlung übermittelt.

Backoffice - Saisonverwaltung

FEWO Booking kann bis zu 10 unterschiedliche Saisons verwalten. Der Betreiber definiert seinen Saisonzeitraum sowie die Preise in Abhängigkeit zur Personenanzahl. Damit ist das System flexibel und kann nahezu alle Varianten der Preisgestaltung abbilden. Es können bis zu 10 Jahre im voraus die Saisons angelegt werden, natürlich müssen die einzelnen Jahre freigeschaltet werden. Pro Jahr definiert der Betreiber den Grundpreis und die einzelnen Saisonpreise. Jeder Saison wird ein Grünton zugewiesen, so dass der Kunde direkt im Kalender die einzelnen Zeiten einfach unterscheiden kann. Darüber hinaus können auch bestimmte An- und Abreisetage pro Saison bestimmt werden, so dass z.B. in der Hauptsaison eine optimale Ausbuchung durch eine Reduzierung der Brückentage erreicht werden kann.

Backoffice - Optionen

FEWO Booking ermöglicht das Erfassen von zusätzlich buchbaren Leistungen wie z.B. Fahrräder oder Bettwäsche. Die einzelnen Optionen können beliebig durch den Betreiber angelegt und mit Preisen beziffert werden. Hierbei kann auch festgelegt werden, ob es sich um optional buchbare oder verbindliche Preisbestandteile handelt. So kann z.B. die Endreinigung ein fester Bestandteil sein und die Kiste Cola optional bei Anreise bereitstehen.

Backoffice - Texte

Neben den zahlreichen Standardtexten des Systems können die wesentlichen Textbestandteile der ausgehenden E-Mails oder auch einige Hinweistexte durch den Betreiber verändert werden. Hierdurch kann z.B. auf zusätzliche Vereinbarungen oder Konditionen hingewiesen werden. FEWO Booking ist flexibel.

Backoffice - Zahlung

In diesem Bereich definiert der Betreiber die Höhe der Anzahlung bei verbindlicher Buchung, sowie Anzahl der Tage vor Anreise bis zu welchen der Restbetrag bezahlt werden muss. Diese Angaben werden bereits automatisch in der Buchungsbestätigung verwendet so dass der Kunde die entsprechenden Beträge mitgeteilt bekommt.

Backoffice - AGB

Es ist grundsätzlich ratsam die AGB in dem Buchungssystem zu definieren. Gerade bei einer verbindlichen Buchung muss der Kunde laut Fernabsatzgesetzt bestätigen, dass der die AGB gelesen hat und diese akzeptiert. Darüber hinaus sind dort auch wichtige Fragen zum Thema Storno etc. zu definieren. Wir raten grundsätzlich einen Rechtsanwalt mit der Erstellung der AGB zu beauftragen.

Backoffice - Reservierungen

In diesem Bereich erscheinen die über das Buchungssystem erfassten Reservierungen / Buchungen. Die Liste ermöglicht das einfache Freigeben und Bestätigen von Buchungsanfragen und liefert die hilfreiche Übersicht über Kunde, An- und Abreisetag sowie den Status und den Preis der Buchung. Sortierhilfen erleichtern die Handhabung und optimieren die Übersicht.

Backoffice - Gäste

In diesem Bereich werden alle Kunden geführt. Jedem Gast kann eine Notiz hinterlegt werden, so dass der Überblick nicht verloren geht. Das System ermöglicht auch den direkten E-Mailkontakt mit dem Kunden über ein Formular, dies vereinfacht die Kommunikation.

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